Olá, colaborador! Você já passou pela seguinte situação?!
Em um belo dia ensolarado, você está trabalhando normalmente e, DO NADA, seu chefe chega e pede pra você realizar uma contratação!
Quem já passou por isso , sabe o susto que é... daqueles de gelar a espinha.
Mas calma! Sem desespero. Você não está sozinho nessa e nós vamos te ajudar!
O primeiro passo é colocar tudo no papel.
É o tal do Termo de Referência . Não tem jeito, ele é necessário! Mas é mais fácil do que você imagina. Para isso, você precisa definir alguns itens.
O primeiro item e o mais importante de todos é o objeto. O objeto da sua contratação pode ser a prestação de um serviço...
...a aquisição de um bem, a locaçãode imóvel ou de equipamentos ou o que você quiser. O importante é descrever e justificar o que você precisa.
Falando em descrever, não se esqueça de detalhar o que você quer. Por exemplo, se for contratar um serviço, é preciso informar qual é o serviço, qual é o seu objetivo, os resultados que você espera do serviço, o modo que deve ser executado e como esse serviço será avaliado.
Por exemplo, caso a contratação seja um serviço de buffet, você tem que informar o tipo e a quantidade de comida que vai ser servida, se vai ter garçom e quantos serão, etc.
Já nos casos em que a aquisição é de algum material, é preciso descrever com detalhes o que quer e as características. Por exemplo: se você quer comprar um sofá , precisa descrever de quantos lugares ele é, o material do estofado, as cores, entre outras informações.
Mas cuidado com o exagero. Não se deve detalhar características desnecessárias. A descrição do item deve ter apenas o que você julga que é preciso e indispensável para atingir seu objetivo. Quando se detalha demais, pode prejudicar a competitividade no mercado , restringindo a quantidade de empresas que podem participar do processo de compra.
Além de detalhar, é importante justificar a necessidade daquela contratação. Afinal, o dinheiro do Sebrae é público, não pode ser gasto com o que não precisa! Então informe, neste item, a importância e a necessidade da sua contratação.
Vamos em frente. O próximo passo é dizer em quanto tempo você precisa daquele objeto. É o prazo! Você deve incluir o prazo necessário para a contratação. São dois os tipos: o prazo de vigência e o prazo de execução.
O prazo de execução é aquele em que a empresa poderá prestar o serviço ou entregar o produto. Se passar daquele prazo, a empresa poderá ser penalizada. Já o prazo de vigência é o prazo total da contratação. Deve englobar prazo para ajustes finais, para análise das entregas e prazo para pagamento.
Lembre-se! A sua contratação dependede várias outras áreas, como jurídico, área de compras, comissão de licitação, financeiro e diretoria. Por isso é importante começar seu trabalho com antecedência! 180 dias antes é o ideal.
A próxima etapa é detalhar se o prestador de serviço ou o fornecedor precisa ter alguma especificação.
É a qualificação técnica! Aqui vocêinforma se ele precisa ter alguma experiência prévia, se necessita estar inscrito em algum conselho, se é obrigatório ter algum certificado de capacitação, entre outros.
Por exemplo: se você quer contratarum serviço de engenharia, a empresa tem que estar inscrita no Conselho Regional de Engenharia e Arquitetura, o CREA. Não é qualquer empresa que pode fazer isso! Assim, descreva toda a qualificação necessária e, se precisar, até mesmo a dos colaboradores que atuam nessa empresa.
Também é necessário que você descreva o que a empresa precisa cumprir. São as obrigações! Relacione tudo o que ela precisa fazer, etapa por etapa, e estabeleça prazos para cada uma. Não se esqueça de definir quais entregas ela precisa apresentar, pois o gestor precisará atestá-las!
E se o fornecedor não cumprir o que foi combinado? Você pode aplicar penalidades! Mas, para isso, elas devem estar previstas no termo. Pode ser advertência, multa ou rescisão do contrato. A empresa pode até ficar cinco anos suspensa, sem poder contratar com o Sebrae Rio. Não deixe de prever essas penalidades no contrato!
Mas, se tudo correr bem, o Sebrae precisa pagar o fornecedor. De antemão, cabe a você conferir se tem recurso disponível para aquela contratação. Assim, coloque no papel as fontes orçamentárias! De qual área vai sair o recurso, além de informar o projeto e a ação em que o recurso está cadastrado!
Inclusive, veja se a origem é CSN, ou seja, a Contribuição Social do Sebrae Nacional (recurso financeiro disponibilizado pelo Sebrae Nacional ao Sebrae de cada estado.
ou CSO, a Contribuição Social Ordinária. Recurso financeiro devido ao Sebrae de cada estado em razão da Lei nº 8.154/90 ).
Outro detalhe importante: não se esqueça de informar a forma de pagamento. Se será após cada etapa de entrega ou se será somente após todo serviço concluído. A regra é sempre pagar após! Mas, se precisar antecipar algum sinal ou pagamento, tem que justificar, ok?
Se a sua contratação for passar de um ano, inclua a possibilidade de reajuste. Isso significa que, a cada 12 meses, o fornecedor tem direito a ajustar o valor de acordo com um índice oficial de mercado. Faça uma pesquisa de qual índice é mais comum para aquele tipo de contratação.
Mais uma informação que você não pode esquecer: algumas contratações precisam de uma garantia do fornecedor. Ela pode ser uma caução, um seguro-garantia ou uma fiança bancária. O fornecedor escolhe!
A garantia deve estar prevista nos contratos que tenham algum risco e com valores altos. Mas o fornecedor não precisa se preocupar. Se a garantia for um valor de caução, o Sebrae devolve no final.
Por fim, não se esqueça de informar quem será o gestor daquela contratação e quem irá substituí-lo quando for necessário. O gestor é a figura mais importante da contratação, pois ele é quem vai acompanhar e atestar a contratação do início ao fim.
Pronto! Com o documento preenchido, você solicitará a pesquisa de mercado! Esse trabalho é da área de suprimentos! Depois, seu processo pode passar pelo jurídico e pela diretoria, mas isso é assunto para outro dia.
Lembre-se : qualquer dúvida, pergunte! A Assessoria Jurídica está à disposição para te ajudar!